2011年8月 英文書簡３ － ナチュラルな表現で（出願依頼書簡の例）
この頃はe-mailでのやり取りが多くなっており、そのwriting styleも益々簡潔指向になってきています。しかし、letter-writingの基本である、７つのC（clear, concise, correct, courteous, conversational, convincing, & complete）はe-mailにおいても最も重要な原則です。「翻訳のヒント」では2010年10月に「英文書簡１ － 前払いの要求」、2011年2月に「英文書簡２ － 基本ルール」を取り上げました。これらと内容の関連は無いのですが、今月は、これまで取引の無い外国特許事務所に知人の紹介によって出願を依頼する手紙（又はe-mail）の実例を取り上げ、上の７つのCが満たされているかどうか、検討してみます。なお、簡単のためにbody部分だけを取り上げ、名称は変えてあるほか、具体的内容の一部はカットしてあります。
（原英訳）
Mr. Taro YAMADA of Yamada & Associates told me to write to you.
We are a patent firm in Tokyo, and have two proposed trademark applications to be filed in your country. We are writing this letter hoping we could open a new business relationship.
The marks (words only) are .....
(Omitted)
Please let us know whether you could undertake the two applications and if your answer is yes, please send us legal forms such as blank power of attorneys as soon as possible. Also, if you need further informations necessary for filing the applications, please advise.
Mr. Taro YAMADA of Yamada & Associates told me to write to you.
We are a patent firm in Tokyo, and have two proposed trademark applications to be filed in your country. We are writing this letter hoping we could open a new business relationship.
The marks (words only) are .....
(Omitted)
Please let us know whether you could undertake the two applications and if your answer is yes, please send us legal forms such as blank power of attorneys as soon as possible. Also, if you need further informations necessary for filing the applications, please advise.
どうでしょうか？皆さんはこの手紙文にどういう印象をもちますか？
Clear と Concise については、書き手はこれらを十分意識していることが伺えます。
しかし、Clear Concise を追求するあまり、えてしてCourteous がなおざりになり、心ならずもぞんざいで命令口調の文になりがちです。
例えば第一文などがそうです。
ここはやはり、
Your firm was recommended by ...
等とするべきでしょう。
また、第二文は一見よさそうですが、"to be filed in ..." という表現形式は原和文にとらわれた翻訳調で不自然です。
シンプルに次のような自然な表現にするべきです。
" ... and wish to file two trademark applications in your country."
更に最後のパラグラフの "Please let us know whether you could undertake ..." の could は can とすべきでしょう。"If your answer is yes" は 少し "Conversational" になりすぎです。
また、基礎的な文法ミス(information は複数形にしない)も印象を悪くしますので気をつけましょう。
残る、Convincing, Complete, Correct については、今回は内容部分が割愛されていますので判断できませんが、出願に必要な情報が整理されて誤りなく記載されている限り、これらの要件は満たされていることになります。
上のコメントを踏まえて下に修正後の訳を掲げます。下線付き太字部分の変更に注意してください。
（修正訳）
Your firm was recommended by Mr. Taro YAMADA, Patent Attorney at Yamada & Associates.
We are a patent firm in Tokyo, and wish to file two trademark applications in your country. We are writing this letter in hopes of opening a new business relationship.
The marks (words only) are .....
(Omitted)
Please let us know whether you can undertake the two applications. If so, please send us a supply of legal forms, such as blank power of attorney forms , as soon as possible. Also, please notify us if you require further information before filing the applications .
Your firm was recommended by Mr. Taro YAMADA, Patent Attorney at Yamada & Associates.
We are a patent firm in Tokyo, and wish to file two trademark applications in your country. We are writing this letter in hopes of opening a new business relationship.
The marks (words only) are .....
(Omitted)
Please let us know whether you can undertake the two applications. If so, please send us a supply of legal forms, such as blank power of attorney forms , as soon as possible. Also, please notify us if you require further information before filing the applications .
なお、このような出願依頼の書簡では、出願期限その他の重要な情報はレター本文とは分け、"Data Sheet", "Information Sheet" 或いは "Particulars" 等の見出しをつけ、別紙とすることが推奨されます。
